مدیریت امور قراردادها

با توجه به حجم بالای انواع و اقسام مراودات مالیِ ناشی از قراردادها و معاملاتی که دانشگاه شهید بهشتی با اشخاص حقوقی و حقیقی منعقد می‌سازد و با عنایت به‌ضرورت متمرکز سازی و یکپارچه‌سازی رصد، نظارت و پیگیریِ امور مالی و فنیِ مرتبط با این قراردادها و معاملات، هیئت‌امنای دانشگاه با صدور مصوبه‌ای مقرر نمود که اداره‌ای در ذیل معاونت پشتیبانی و منابع انسانی جهت رفع این خلأ اداری تأسیس گردد.
شرح وظایف
•    ایجاد بانک اطلاعاتی متمرکز و یکپارچه حاوی کلیه قراردادها و معاملات دانشگاه
•    رصد کلیه قراردادها و معاملات در حال اجرا؛
•    نظارت بر ابعاد مالی و فنی انعقاد قراردادها و معاملات دانشگاه؛
•    نظارت بر حسن عملکرد ناظران تخصصی در مورد نحوه اجرای انعقاد قراردادها و معاملات دانشگاه؛
•    ارزیابی و اظهارنظر مشورتی در مورد میزان تعهدات مالیِ دانشگاه در قراردادهای هزینه‌ای؛
•    ارزیابی و اظهارنظر مشورتی در مورد میزان عواید مالیِ دانشگاه در قراردادهای درآمدی؛
•    پایش مالی تعهدات و درآمدهای قراردادیِ ارکان زیرمجموعۀ دانشگاه به تفکیک؛
•    مشارکت در فرایند برگزاری مناقصه‌ها و مزایده‌های دانشگاه؛
•    ارایه گزارش عملکرد به معاونت محترم پشتیبانی و منابع انسانی.
 
برنامه‌ها و اولویت‌ها
•    ارتقایِ بانک اطلاعاتیِ قراردادها و معاملات دانشگاه به‌گونه‌ای که امکانِ دسته‌بندی و مقوله‌سازیِ محتوا برحسب گونه‌های مختلف وجود داشته باشد؛
•    تلاش برای ارایه راهکارهای عملی جهت صرفه‌جویی مالی و افزایش منابع درآمدیِ دانشگاه؛
•    از جمله چالش‌های مدیریت امور قراردادها:
•    ابهام در نحوه ارتباط شرح وظایف اداره امور قراردادها و مناقصات با اداره کل حقوقی دانشگاه؛
•    نوپا بودن اداره امور قراردادها و مناقصات و عدم شناخت کافی تشکیلات اداری دانشگاه در مورد جایگاه اداری و شرح وظایف آن؛
•    ابهام در مورد ترتیب اداری رصد و کنترل قراردادها در میان مراجعِ مسئول.